Cum să scrii e-mailuri eficiente la locul de muncă

Dacă ați primit vreodată un e-mail de la un coleg, cu indicații excesiv de grele, solicitări cu probleme sau cale incluse prea mulți destinatari inutili, știți despre importanța unei comunicări prin e-mail eficient la locul de muncă. E-mailurile trimise fără organizație sau gândire pot obstrucționa efectiv fluxul de lucru, enervează în general oamenii și pot provoca o comunicare greșită care poate fi evitată.

Deci, cum creezi un e-mail clar, eficient, care să găsească echilibrul corect între detaliat și concis; unul care abordează toate subiectele potrivite pentru toți oamenii implicați? Mai întâi trebuie să știți când trebuie trimis ceva prin e-mail - spre deosebire de un mesaj direct, întâlnire personală, sau apel telefonic. E-mailurile sunt ideale pentru trimiterea unor liste mai lungi de instrucțiuni, verificarea unui proiect sau partajarea fișierelor. Comunicarea prin e-mail vă va asigura, de asemenea, o înregistrare scrisă a conversațiilor importante la care va trebui să faceți referire ulterior. Iată șase lucruri pe care toți scriitorii de e-mail eficiente le fac înainte să apese „trimite”.

1. Maximizați linia subiectului

În primul rând, veți dori să adaptați linia subiectului la mesaj și / sau la răspunsul dvs. Scrii cuiva care v-a trimis prin e-mail săptămâna trecută? Nu scoateți un mesaj vechi, fără legătură și nu atingeți „răspunsul” - destinatarul dvs. a uitat exact ceea ce v-au scris în urmă cu o săptămână. Ajutați-i să-i orientați și să redactați o replică cu o linie de subiect nouă, care să reflecte fie subiectul nou, fie răspunsul dvs. la mesajul lor (spuneți: „Istoric” informații despre cel mai nou client al nostru, Jane Doe ”sau„ Direcții către noua casă din Cleveland ”), spune Peggy Duncan, un expert în productivitate personală Atlanta. Veți fi mai puțin probabil să confundați destinatarul, iar mesajul dvs. va fi mai ușor de găsit mai târziu.

În al doilea rând, fii specific. De exemplu, iată o temă proastă / vagă: „Ședința personalului.” Acum, aici este una mai bună: „Vă rugăm să aduceți acest atașament la 2 p.m. ședința de personal. ”Când includeți particulare, cum ar fi o acțiune necesară sau detaliile de unde și când, când ajută destinatarul să evalueze instantaneu importanța mesajului tău, spune Marsha Egan, autor al Inbox Detox și obiceiul excelenței prin e-mail ($20; amazon.com). De asemenea, îi va ajuta să-și amintească să finalizeze sarcina necesară.

Nu sunteți sigur care ar trebui să fie subiectul? Gândiți-vă la cuvintele cheie pe care le-ați folosi dacă ați găsi ulterior e-mailul, spune Nick Morgan, autorul Mă puteți auzi? Cum să vă conectați cu oamenii dintr-o lume virtuală ($11; amazon.com).

2. Furnizați instrucțiuni detaliate

Claritatea instrucțiunilor scrise poate face sau rupe eficacitatea unui e-mail de lucru. Dacă alocați sarcinile respective unui grup de persoane, descompuneți-le în funcție de persoană și folosiți punctele glonț pentru a ajuta toată lumea să știe exact cu ce aveți nevoie de ajutor de la fiecare dintre ele, în mod specific.

3. Alegeți cu atenție Destinatarii

Scrieți e-mailul înainte de a adăuga destinatarii, spune Vanessa Van Edwards, autorul Captivați știința succesului cu oamenii ($12; amazon.com). Aceasta nu numai că va împiedica temutul trimitere accidentală, dar vă va permite să adăugați destinatari în funcție de conținutul e-mailului. Doriți să evitați aceste lanțuri lungi de email multipersonale? Dacă aveți nevoie de mai multe persoane care să comenteze ceva, cum ar fi un document, luați în considerare crearea unui accesibil fișier (precum un Google Doc), unde toată lumea poate propune modificări într-un singur spațiu fără a trimite o mie e-mailuri.

LEGATE DE:Tot ceea ce ar trebui (și nu ar trebui) să includeți într-un e-mail din afara funcției

4. Tăiați limbajul de scurgere

Trimiteți un e-mail despre un snafu care are nevoie de remediere? Mai degrabă decât să vă lăsați poetic despre ceea ce este o dragă sau a cărei greșeală este, concentrați-vă pe acțiunea necesară pentru a remedia o problemă. De exemplu, în loc să spună: „Clientul are o problemă cu prezentarea noastră și va fi dificil de remediat, „încercați”, mi-ar plăcea ajutorul dvs. pentru a remedia ceva pe care clientul l-a adus la apel. ”Aceasta va face oferind feedback negativ sau solicitarea unor sarcini neplăcute prin e-mail mai eficient.

5. Includeți instrucțiuni de răspuns

Chiar și când e-mailul dvs. nu necesită un răspuns („Voi fi la o programare la medic pentru următoarele două ore” sau „Puteți să vă introduceți raportează mâine în loc de astăzi ”), mulți oameni se simt obligați să o recunoască cu un„ OK ”sau un„ Mulțumesc ”. out. „Dacă nu doriți să auziți înapoi, includeți„ Nici o replică necesară ”la sfârșitul mesajului dvs., spune Duncan. „Economisește timp în ambele capete și împiedică e-mailurile inutile să se aglomereze în cutii.” De asemenea, nu ezitați să scrieți „Mulțumesc în avans” atunci când puneți pe cineva întrebări. Vă va împiedica să vă simțiți tentat să trimiteți o linie „Mulțumiri” atunci când persoana scrie înapoi.

6. Nu obțineți prea personal

„E-mailurile sunt pentru fapte, nu pentru sentimente”, spune Egan. Din cauza lipsei de inflexiune vocală și a limbajului corporal în corespondența digitală, sigur sentimentele - cum te simți în legătură cu un coleg de serviciu, ceea ce ai crezut despre petrecerea vecinului - pot fi cu ușurință interpretat greșit. Dacă doriți să apariți o problemă sensibilă (sau mai puțin decât pozitivă), trimiteți-le un apel în loc.

LEGATE DE:Cele 7 comenzi ale etichetei de e-mail Toți ar trebui să urmeze

• De Caylin Harris

• De Andra Chantim

• De Maggie Seaver