Cum să fii productiv: sfaturile noastre cele mai bune pentru a fi mai productivi în viață și muncă

Faceți o listă obligatorie, nu o listă de sarcini, cu trei lucruri pe care trebuie să le faceți. Fii realist cu privire la ceea ce poți realiza. „Limitarea obiectivelor vă îndepărtează de copleșire și vă menține concentrat”, spune Sarah Knight, autorul cărții Adunați-vă Sh * t împreună.Există, de asemenea, o putere secretă în numărul trei, spune Chris Bailey, autorul Proiectul de productivitate: „Cei trei porci mici, trei medalii olimpice, trei părți ale unei povești - creierul nostru este conectat să gândească în trei”. Când veți continua ce ați intenționat să faceți, veți încheia ziua simțindu-vă extraordinar și motivat Mâine. Și dacă terminați suficient de devreme, puteți începe cu sarcinile de mâine sau puteți petrece ceva timp afară.

Pofta de a verifica rețelele de socializare poate atinge vârful vara (sau în timp ce lucrați la distanță), când jumătate din birou este în concediu sau ore libere, iar energia (și motivația) dvs. scad în mod natural, spune Bailey. „Ori de câte ori săriem în aplicații, creierul nostru eliberează o lovitură de dopamină, ceea ce face ca telefonul nostru să fie mai tentant decât munca noastră reală”, spune el. Nu te lupta cu el; în schimb, verificați rețelele sociale cu intenție. Faceți o verificare a fluxului pentru a vedea ce se întâmplă, apoi puneți telefonul în modul avion pentru următoarea oră. Când lupți prin distragere a atenției și îți îndeplinești sarcinile, recompensează-te cu puțin timp pentru a te relaxa.

Fie că înseamnă să telefonați unui client obositor sau să înțelegeți puncte de date extrem de disparate, oamenii eficienți acordă prioritate sarcinii lor cele mai dure. Finalizarea elementului cel mai provocator și important dintr-o listă de sarcini (o strategie recomandată de Brian Tracy în cartea sa de best-seller Mănâncă broasca aceea!) eliberează energie mentală care altfel ar fi fost distrusă, îngrijorându-se cu privire la aceasta. Și face ca restul zilei să pară gestionabil prin comparație.

„Dacă nu primiți suficientă expunere la lumina naturală, vă puteți simți întârziați”, spune Christopher Meek, profesor asociat de arhitectură la Laboratorul de Design Integrat al Universității din Washington. „Acest lucru se întâmplă deoarece ritmurile tale circadiene - inclusiv modul în care corpul tău răspunde la modificările nivelului de lumină între zi și noapte - sunt perturbate. Încearcă să ieși afară dimineața, când corpul tău tânjește cu strălucire, apoi stai lângă o fereastră de câteva ori pe zi, când simți că încetinești. A obține suficientă lumină solară vă poate stimula ceasul intern, oferindu-vă energia de care aveți nevoie. ”

Este firesc să ieșiți din muncă, dar amânarea fără minte reduce productivitatea. Pentru a afla când are loc amânarea, Knight recomandă începerea unui jurnal al timpului. La fel ca în cazul unui jurnal alimentar (vă amintiți?), Scrieți cum ați petrecut fiecare minut al zilei pentru a vedea când se strecoară distracția (de exemplu, căutați rețete de cină la ora 15:00). Nu o ignorați - planificați-o. Adaptați-vă programul la momentul în care sunteți cel mai concentrat (și când nu sunteți) programând perioade de grație pentru timp liber de minte.

„O companie de tehnologie cu care am lucrat a constatat că angajații săi au devenit mai productivi după ce supraveghetorul a început să ofere o bucată de laudă pe zi”, spune Michelle Gielan, cofondatoare a Institutului pentru Cercetări Aplicate Pozitive, o companie care lucrează cu întreprinderi și școli pentru a crește productivitatea și fericire. „Nu fiecare persoană a primit un compliment. Tot ce a fost nevoie a fost o remarcă măgulitoare totală pentru a face pe toată lumea, inclusiv managerul, să se simtă mai pozitiv. De ce? Fie că zâmbești singur sau privești cum zâmbește altcineva, expresia feței fericite îți poate determina creierul să se elibereze dopamina - o substanță chimică care vă ajută să controlați centrele de recompensă ale corpului și, la rândul său, să vă ridicați productivitatea Angrenaj."

Oamenii trec de la atenție la oboseală aproximativ o dată la 90 de minute, potrivit lui Tony Schwartz, autor și fondator al Proiectul Energetic. Schwartz însuși obișnuia să pună în maraton zile de 10 ore scriindu-și cărțile. Dar învățarea de a-și gestiona energia mai eficient - scrie acum în trei intervale focalizate de 90 de minute, cu pauze între exerciții și socializare - și-a dublat productivitatea, spune el. Finalizarea unui manuscris obișnuia să-l ia un an, dar acum poate să scoată o carte ...Modul în care lucrăm nu funcționează este ultimul său New York Times bestseller - în doar șase luni.

Încercați să vă faceți activitatea preferată de dimineață - sorbind ceai, plimbându-vă în jurul blocului - un ritual clarificator de minte înainte de lucru. Dedicați câteva minute relaxării și centrării vă poate ajuta să ștergeți și chiar să preveniți starea mentală, potrivit Paul Silverman, un antrenor executiv pentru companiile Fortune 500, care se bazează pe pregătirea sa în budismul zen pentru a-i învăța pe clienți cum să dezvolte o atenție unică: „The scopul este să-ți adânci respirația, să te energizeze și să te ajute să intri în moment, complet concentrat și concentrat - o abilitate pentru mulți oameni excepționali avea."

Știi că apa potabilă și exercițiile fizice sunt bune pentru corpul tău, dar pot crește și puterea creierului. Cercetare citată în Journal of Cerebral Blood Flow & Metabolism sugerează că și o deshidratare minoră poate afecta cunoașterea, vigilența și concentrarea. Studiile arată, de asemenea, că mici explozii - de exemplu, 10 - 20 de minute - vă pot face să vă simțiți mai ascuțiți. „O plimbare rapidă îmbunătățește memoria și mărește capacitatea de a genera idei și de a face conexiuni mai bune”, spune Bonnie St. John, coautor Micro-reziliență: schimbări minore pentru creșteri majore în focus, unitate și energie.

„Dacă trebuie să faceți multe progrese într-un proiect, s-ar putea să fiți tentați să lucrați la el non-stop”, spune Jonathan Schooler, profesor la departamentul de științe psihologice și ale creierului de la Universitatea din California din Santa Barbara. „Nu. Nimeni nu se poate concentra pe o singură sarcină tot timpul. Asigurați-vă că vă rupeți ziua - și modelele de gândire - angajându-vă în mod obișnuit într-o activitate repetitivă și care nu impune intelect, cum ar fi aspirarea sau grădinăritul. Când mintea vă rătăcește, creativitatea poate curge, permițându-vă să sintetizați informațiile într-un mod unic. Apoi, când vă așezați la lucru, veți avea idei noi și veți putea face mai multe lucruri. "

Mai mult de o treime dintre americani sunt insomni, potrivit Centre pentru controlul bolilor. „Indiferent cât de conștiincios ai fi, somnul inadecvat reduce concentrarea, concentrarea și energia”, spune Silverman. „Are un impact major asupra fiecărui aspect al vieții tale. Dacă te trezești la 7, trebuie să dormi la 11. Nu este matematică avansată. " Și pentru că cititoarele electronice și computerele interferează cu capacitatea noastră de a dormi, experții recomandă să rămânem cu cărțile de hârtie chiar înainte de culcare.

Poate pur și simplu nu îți vine să lucrezi sau îți este resentiment că nu ești în vacanță - sau oriunde altundeva. Este în regulă, spune Sue Rasmussen, autorul Biroul meu mă înnebunește. Dețineți acele emoții pentru a nu vă consuma. „Majoritatea oamenilor ignoră ceea ce simt și cred că dacă se îndoaie și se musculează în timpul zilei de lucru, vor fi bine”, spune ea. „Dar dacă admiteți ce simțiți, veți trece mai repede peste el”. Sfântul Ioan recomandă să încercați să vă inversați gândurile de la negativ la pozitiv. De exemplu, dacă v-ați dori să fiți în altă parte, spuneți: „Mă bucur foarte mult că lucrez chiar aici la acest proiect”. Chiar dacă nu spui asta, spune Sf. Ioan. „Spunându-l cu voce tare, îți schimbă energia, îți trage un comutator în creier și te păcălește să-ți împing emoțiile într-o nouă direcție.”

A avea ceva de așteptat - poate un weekend de fete sau o zi liberă pentru tine - îți poate spori fericirea chiar acum, spune Knight. „Stabilirea unui obiectiv, chiar dacă este doar pentru a ajunge la plajă vineri, vă poate aduce liniște în toate săptămânile și zilele care au precedat această călătorie”, spune ea. Ține-ți obiectivele fixate asupra acestui obiectiv.

„Mulți oameni nu cred că au timp să se potrivească exercițiilor în programele lor aglomerate”, spune Ted Kennedy, fondatorul CEO Challenges, care organizează competiții sportive pentru CEO și proprietari de afaceri și un cofondator al Ironman North America. „Dar am constatat că angajarea în activități de anduranță, cum ar fi o plimbare lungă cu bicicleta sau un triatlon, mă face mai disciplinat și mai harnic. Dacă mă duc câteva zile fără să fac aceste lucruri, productivitatea mea scade. Energia mea scade, focalizarea mișcă și nu pot lua decizii la fel de ușor. Așadar, îi încurajez pe oameni - chiar și pe cei care nu se consideră sportivi - să se angajeze într-un eveniment fizic, cum ar fi un walkathon sau o comunitate 5K. Odată ce vă aflați în program, veți face timp să vă antrenați și să vă dați seama că puteți realiza mai multe într-o zi decât ați crezut ”.

Nu așteptați până luni dimineață pentru a începe să vă gândiți la programul dvs. de lucru, spune Julie Morgenstern, expert în gestionarea timpului și autorul Nu verificați niciodată e-mailul dimineața. Începeți programarea cu două săptămâni înainte, în special pentru săptămânile și zilele care preced o vacanță, o vacanță sau o vară. Identificați exact ce veți putea realiza și când veți aborda fiecare sarcină. Rezervați prima parte a săptămânii, când mai mulți colegi sunt în jur, cu întâlniri și apeluri. Lăsați (adesea liniștită) ultimele zile înainte de weekend, un weekend lung sau săptămâna de vacanță pentru munca solo, cum ar fi rapoartele de cheltuieli. Notați potențialele blocaje, astfel încât să fiți pregătiți să manevrați în jurul lor.

Alungă întreruperile din partea colegilor care intră în chat (sau chiar a persoanelor care au nevoie de tine din motive legitime). Morgenstern sugerează această linie de ieșire: „Vreau să îți acord atenția mea divizată, dar nu îți pot oferi asta acum”. Apoi, oferiți o oră și o dată pentru a vă întâlni - în viitor. De asemenea, eficient, spune Shari McGuire, expert în managementul timpului și autorul Ia-ți timpul înapoi: stând în picioare la biroul tău, care „comunică tacit urgența de a încheia lucrurile”. Dar nu săriți peste prânz sau pauze, spune Morgenstern: „Veți ajunge să lucrați mai mult și mai mult, dar nu la fel de eficient”.

Puneți deoparte două bucăți de 45 de minute pe zi pentru procesarea în bloc a mesajelor. Verificarea constantă a e-mailului și a rețelelor sociale „este inamicul numărul unu al productivității”, spune Morgenstern. Aceasta nu este o veste pentru noi, dar oh, ce obicei greu de rupt.

„Tind să evit proiectele care par prea mari, așa că, pentru a fi productiv, trebuie să reduc sarcinile copleșitoare la dimensiuni”, spune Kate White, fost redactor-șef al Cosmopolit revista și autorul a numeroase cărți, inclusiv Nu ar trebui să-ți spun asta.„Fac asta lucrând în trepte mici. Când am început să scriu romane în timp ce conduceam o revistă, mi-am spus că voi scrie doar 15 minute pe zi. Știam că lucrul pentru o perioadă scurtă de timp era un obiectiv realizabil și am reușit să scriu 10 cărți în acest fel. ”

Începeți prin stabilirea unei declarații clare a misiunii și atribuirea obiectivelor incrementale ale proiectului pentru a ține pe toată lumea pe drumul cel bun. Oamenii care dedică timp concentrării asupra planurilor de proiect înainte ca proiectul să înceapă, conform Silverman, este mult mai puțin probabil să se piardă în buruieni, întrebându-se cum să procedeze - și amânând. „Luați cât timp aveți nevoie pentru a colabora cu colegii pentru a obține consens și a defini, până la o linie clară, ceea ce încercați să realizați”, spune el. Pre-determinarea parametrilor de referință măsurabili îi ajută pe toți să se concentreze asupra părților unui proiect de care sunt responsabili. În cele din urmă, cu o declarație clară de misiune, veți ști când un proiect și-a îndeplinit în cele din urmă obiectivul și toată lumea îl poate numi o zi.

În conformitate cu kaizen, principiul japonez de îmbunătățire continuă, oamenii productivi au priceperea de a analiza ceea ce nu a funcționat cu un prototip floped sau în conversația rapidă cu un coleg. Dar, în loc să repete la nesfârșit problema, jură pur și simplu „să se angajeze mai bine ca ființă umană, sau cumva să schimbe lucrurile puțin data viitoare”, spune Silverman. „Au capacitatea de a îmbunătăți progresiv performanța lor și se întreabă:„ Ok, ce pot învăța din asta? Ce pot face mai bine? ’”

Rapoarte de la Louisa Kamps, Kathleen Murray Harris, Brandi Broxson și Jennie Dorris