Sfaturi pentru depozitarea hârtiei de la organizarea Guru Marie Kondo

Cu o sarcină descurajantă, am mers direct la guru: Marie Kondo și Scott Sonenshein, a căror carte recentă, Bucurie la locul de muncă, vă ajută să vă ordonați spațiul de lucru (acasă, la birou, pe drum) de adevărat de data aceasta.

Regula generală pentru lucrări este să aruncați totul. Clienții mei par întotdeauna uimiți când spun asta. Desigur, nu vreau să spun că ar trebui să eliminăm documentele în întregime. Încerc doar să trec de câtă hotărâre avem nevoie pentru a alege doar cele care sunt absolut necesare și pentru a renunța la restul. Foi de hârtie par atât de subțiri; ne agățăm adesea de ele fără să ne gândim cu adevărat. Cu cât acumulăm mai multe lucrări, cu atât este nevoie de mai mult timp pentru a găsi anumite documente și cu atât sunt mai greu de pus în ordine.

Începeți să vă strângeți toate lucrările la un loc și să le priviți. Chiar și hârtiile care se află în plicuri trebuie scoase și verificate pagină cu pagină, în cazul în care pliante publicitare sau alte materiale nedorite sunt amestecate cu acestea.

Poate fi de ajutor să sortați hârtiile în categorii în timp ce sunteți deprins prin conținut. Acest lucru face ca înregistrarea acestora să fie mai rapidă și mai ușoară. Hârtiile pot fi împărțite, în linii mari, în trei categorii: în așteptare, salvare pentru că trebuie și economisire pentru că doriți.

LEGATE DE: Cum să elimini dezordinea de hârtie în doar 5 minute pe zi

Categoria pendinte include documente care au nevoie de un fel de acțiune, cum ar fi facturile restante. Vă recomand să le păstrați pe toate într-o singură cutie verticală până când le-ați ocupat. În acest fel, nu se vor amesteca cu lucrări din alte categorii.

În continuare, să ne uităm hârtii pe care trebuie să le salvăm. Sortează-le după categorie și arhivează-le într-un dulap sau în folderele de pe un raft. Dacă nu este nevoie să păstrați originalele, le puteți scana și stoca electronic. În acest caz, în loc să le scanezi pe măsură ce sortează, este mai eficient să le pui într-o grămadă „care urmează să fie scanată-mai târziu” și să faci scanarea dintr-o dată.

Ultima categorie este lucrările pe care doriți să le salvați din alte motive. Acestea pot include documente pe care doriți să le păstrați ca referință sau altele care de fapt vă stârnesc bucuria. Dar pentru că reculul este o problemă comună atunci când oamenii se agăță de lucruri „doar pentru că”, rețineți că regula de bază pentru hârtii este să le aruncați pe toate.

In al meu lecții de ordineÎn cazul în care un client are probleme să decidă ce documente trebuie păstrate și pe care trebuie să le elimin, intervin întrebări despre fiecare - lucruri precum „Când ai nevoie de asta?” „Cât timp ai avut-o?” te întorci și te uiți la asta? ”„ Puteți găsi același conținut pe internet? ”„ L-ați salvat deja pe computer? ”-„ Cât de problemă ar fi dacă nu ați face ai asta? ”și „Chiar stârnește bucuria?” Dacă vă gândiți la premisa că ar trebui să le aruncați pe toate, încercați să vă imaginați că tocmai am intrat în biroul dvs. și a anunțat că voi rupe toate hârtii. Ce ai face? Care dintre voi ar trebui să scramble pentru a salva de la tocat?

Atâta timp cât respecti cele trei reguli de stocare, nu te vei mai întoarce niciodată la înghesuirea hârtiei.

După ce v-ați sortat hârtiile și ați decis unde aparține fiecare categorie, uitați-vă la spațiul dvs. de lucru și determinați cantitatea maximă de spațiu pe care îl aveți la dispoziție pentru stocare. Când depășești acest lucru Capacitate de stocare, hârtiile vor începe să se revină. Acesta este un semnal că trebuie să reexaminați ceea ce este acolo. Verificând în mod regulat astfel, vă puteți menține lucrările ordonate în orice moment.

LEGATE DE: În ultima sa carte, Marie Kondo dezvăluie cum să găsești un loc de muncă care să provoace bucurie

Un best-seller pe care sperați să-l citiți într-o zi, o carte despre cum să faceți contabilitate pe care ați cumpărat-o pentru a vă îmbunătăți abilitățile, o carte primită de la un client... ce fel de cărți aveți în spațiul dvs. de lucru?

Cărțile sunt pline de cunoștințe valoroase care ne pot ajuta să ne facem treaba. Când sunt păstrate la birourile noastre sau pe rafturile noastre de cărți, ele ne pot oferi inspirație sau un sentiment de siguranță. Citirea lor poate stimula motivația noastră și doar afișarea lor poate adăuga o notă personală spațiului nostru. Cu toate acestea, în realitate, ținem adesea cărțile la lucru din motive greșite.

Unul dintre clienții mei avea o bibliotecă în biroul ei plină cu cărți necitite. Când le-am numărat, erau peste 50 și mai mult de jumătate stăteau pe raft de doi ani sau mai mult. „Voi citi cât de multe pot în următoarea mea vacanță", A declarat ea. Cu toate acestea, când ne-am întâlnit din nou, nu am fost surprins să aud că a renunțat la jumătatea drumului. Majoritatea cărților pe care ea reușise să le citească erau cele mai recente achiziții ale ei. „Să le las necitite mi s-a părut o risipă atât de mare încât am decis să citesc rapid pentru a le trece”, a spus ea. „Dar am început să simt că o fac doar din simțul datoriei. Nu-mi aducea nici o bucurie. Acest lucru părea și mai mult o risipă, așa că am decis să-i las pe mulți să plece. ” În cele din urmă, a decis să păstreze doar un 15 atent selectat în biroul său.

LEGATE DE: Cele mai bune cărți din 2020 (până acum)

Când îți redați cărțile, începeți să le strângeți pe toate într-un singur loc. Poate vă gândiți că ar fi mai bine să le alegeți doar uitându-vă la titluri în timp ce sunt încă în bibliotecă, dar vă rugăm să nu săriți acest pas. Cărțile care au stat prea mult timp pe raft au devenit parte din peisaj. Mintea ta nu le înregistrează, chiar și atunci când sunt direct în vizorul tău, iar asta face dificil să decizi care dintre ele stârnesc bucurie. Numai luându-le pe fiecare în mâini, le poți vedea de fapt ca entități separate.

Dacă ți se pare greu să judeci dacă o anumită carte provoacă sau nu bucurie, încearcă să-ți pui anumite întrebări. De exemplu, când l-ați cumpărat? De câte ori ai citit-o? Vrei să o citești din nou?

O altă întrebare pe care ți-o pui este ce rol joacă acea carte în viața ta. Cărți care scânteie bucurie sunt cele care te motivează și te energizează atunci când le citești și le recitești, cele care te fac fericit doar știind că sunt acolo, cele care vă pun la curent cu cele mai recente informații și cele care vă ajută să vă efectuați mai bine munca, cum ar fi manuale.

O ultimă întrebare pe care trebuie să o puneți este dacă ați cumpăra cartea respectivă acum dacă ați vedea-o într-o librărie sau dacă și-a trecut primul în ceea ce privește interesul dvs. pentru aceasta. Doar pentru că le-ați plătit nu înseamnă că trebuie să terminați de citit fiecare carte.

Scopul adresării unor astfel de întrebări nu este să te forțezi să-ți purgi fără minte cărțile. Mai degrabă, vă va ajuta să explorați relația dvs. cu fiecare pe care îl dețineți. Dacă cărțile stârnesc bucurie pentru tine, atunci alegerea corectă este să păstrezi cu încredere cât de mult vrei.

Marie Kondo este autorulcel mai vânduts Magia care se schimbă în viață a ridicării ($12, amazon.com ; $16, bookshop.org) și Bucurie la locul de muncă($10, amazon.com ; $23, bookshop.org), și este vedeta luiTidying Up cu Marie Kondo  pe Netflix. Scott Sonenshein este profesor la Rice University și cel mai bine vândut autor al Întinde ($23, amazon.com ; $28, bookshop.org).