Organizează-ți viața de muncă în 5 pași simpli

Evaluează e-mailurile primite în fiecare zi. Obțineți buletine sau actualizări care nu vă servesc? Abonați-vă, spune consultantul în materie de producție Carson Tate, fondatorul firmei de consultanță în domeniul productivității Lucrând simplu. Dacă un e-mail va dura mai puțin de câteva minute pentru a face față, faceți acest lucru imediat, chiar dacă asta înseamnă ștergerea sau arhivarea acestuia. Dacă răspunsul trebuie să fie mai implicat, încercați să schimbați linia subiectului într-un element de acțiune. „Spune că am primit un e-mail despre revizuirea unei prezentări PowerPoint. Acesta este pasul meu de acțiune pe care îl introduc în linia de subiect, așa că nu trebuie să recitesc e-mailul ”, spune Tate. Poate serverul dvs. de e-mail să automatizeze anumite lucruri pe care le faceți des? Transformați răspunsurile obișnuite în semnături sau încercați fișierele automate: „Puteți scrie automat o regulă în Outlook mutați mesajele din rapoartele directe în dosarul lor de fișiere ", spune Tate," ceea ce este excelent pentru a găsi lucruri mai tarziu."

Puneți tot ce faceți într-un calendar digital - includeți întâlniri, da, dar blocați și timpul pentru a lua prânzul. "Un calendar este o manifestare vizuală a timpului tău și ar trebui să-l folosești ca un plan pentru ziua ta, nu ca un loc pentru care alții să-ți planifice ziua pentru tine", spune John Zeratsky, coautor al Faceți timp: cum să vă concentrați asupra a ceea ce contează în fiecare zi ($19; amazon.com). Rasmussen îi place Acuity Scheduling, o platformă care vă permite să verificați disponibilitatea cu clienții și colegii. Un calendar organizat poate arăta cât de bine (sau prost) îți administrezi timpul, notează Zeratsky. „Când săptămânile se simt cu adevărat nebunești, o să mă uit în urmă. Un pic de reflecție mă ajută să planific mai bine în viitor. ”

Scopul de a reduce hârtiile libere de pe birou, spune Rasmussen. (Pentru a tăia și mai mult dezordinea, scanați documentele pe care doriți să le păstrați și creați un Google Drive folder pentru fișiere, astfel încât să le poți accesa oriunde.) Sortează hârtiile în categorii în funcție de trebuie să le citiți, să le arhivați, să vă trimiteți singur, să sunați pe cineva sau să accesați online pentru a le urmări sus. Te simți copleșit de toată hârtia? Alegeți doar o zonă din spațiul dvs. de lucru - poate fi la fel de mic ca un sertar sau la fel de mare ca întregul desktop - și curățați tot ceea ce știți că nu aveți nevoie. Repetați mai multe zone până când ați acoperit întregul birou.

Împrumutați structura organizațională pe care o au smartphone-urile. Aplicații similare (cred că aplicațiile pentru sănătate sau aplicațiile pentru cumpărături) pot fi grupate în dosare. Tate sugerează utilizarea acestui principiu ca ghid pentru organizarea fișierelor computerului. Adăugarea de date la numele de folder poate fi de asemenea util; acesta este un moment bun pentru a verifica regulile de păstrare a înregistrărilor digitale ale companiei dvs. și pentru a afla cât timp aveți nevoie pentru a stoca documente și ce puteți să faceți gunoi. Pentru documentele pe care le păstrezi, „gândește-te cum și când le recuperezi”, spune Tate. Fișierele pe care le utilizați frecvent ar trebui să fie ușor de accesat. „Pentru a numi fișierele pentru sistemul dvs. de regăsire, priviți documentul și întrebați-vă:„ Ce este primul lucru Mă gândesc la momentul în care mă uit la acest document? „Ceea ce îmi vine în minte mai întâi este numele fișierului tău”, ea spune.

Lauren McGoodwin, fondator și CEO al Cariera Contessa, un site de carieră pentru femei, sugerează notarea sarcinilor de a doua zi înainte de a părăsi biroul în fiecare seară. „Încerc să-mi pun sarcinile la niveluri prioritare. Îi despart în „prioritate mare”, „câștigări ușoare” și „pot aștepta a doua zi”, spune ea. Făcând acest lucru, o ajută să includă doze personale, cum ar fi exercițiile fizice, deoarece poate vedea când va avea buzunare de timp. Dacă faceți lista dvs. digitală sau analogică depinde de dvs. Unele cercetări arată că scrierea unei sarcini poate face mai multe șanse de realizare. Tate spune că preferă listele digitale, deoarece poate fi greu de conceptualizat proiectele viitoare dacă nu aveți un spațiu fizic pentru ele în planificatorul de hârtie; puteți urmări cu ușurință lunile și anii viitori într-unul digital.