Cele 7 comenzi ale etichetei de e-mail Toți ar trebui să urmeze
„Nu răspundeți cu excepția cazului în care fiecare persoană din lista de distribuție trebuie să știe ce trebuie să spuneți”, spune Aimee Symington, CEO al Finesse Worldwide. Ea sugerează să analizezi numele de pe listă și să răspundă numai celor care necesită de fapt răspunsul tău. Aceasta poate însemna să răspunzi doar expeditorului sau a trei dintre cei șapte destinatari. Și dacă managerul sau colegul tău dorește să fie copiat pe ceva, respectă-i solicitarea.
Răspunsurile gândite pot economisi timp altora. „Indiferent dacă este din motive de afaceri sau sociale, oamenii vor începe să se enerveze de un flux nesemnificativ e-mailuri pentru că trebuie să se oprească pentru a le deschide ”, spune Diane Gottsman, fondatoarea Școlii de Protocol din Texas. Așadar, gândiți-vă de două ori înainte de a răspunde tuturor cu „Nu pot face acest lucru”, data viitoare când sunteți invitați la brunch.
O linie de subiect bună îi ajută pe destinatari să acorde prioritate e-mailului, spune Lizzie Post, co-gazdă a podcastului Etichetă impresionantă. Orice ai face, nu-l lăsa în gol. Când creați o linie de subiect, faceți-o specifică și concisă și urmăriți-vă ortografia și gramatica. „Este primul lucru pe care îl observă o persoană”, spune Post.
LEGATE DE: Organizați-vă viața de muncă în 5 pași simpli
Deoarece o linie de subiect ar trebui să reflecte conținutul e-mailului, experții recomandă actualizarea liniei subiectului pe măsură ce conversația curge. Evitați liniile de subiect care ar putea să redea urgența unui e-mail (gândiți-vă: „întrebare rapidă” la titlu a problemă majoră de muncă) sau determină pe cineva să rateze un mesaj pe care crede că a citit-o deja, explică Gottsman. Ea sugerează să începi un nou thread dacă un e-mail s-a îndepărtat prea departe de mesajul inițial.
Deși experții nu sunt de acord cu un timp adecvat de răspuns pentru e-mailuri, sunt de acord însă că aproape fiecare e-mail merită un răspuns. Dacă un răspuns simplu („Am primit-o, mulțumesc” sau „Sună ca un plan bun”) va fi suficient, încercați să răspundeți imediat ce ați citit un e-mail.
Uneori, un e-mail va solicita informații care ar putea dura câteva zile pentru a se aduna, dar asta nu înseamnă că aveți voie să lăsați oamenii agățați. „Spuneți-le că ați primit e-mailul lor și veți primi înapoi când puteți”, spune Symington.
Și nu uitați să utilizați un mesaj cu răspuns automat dacă călătoriți sau în afara biroului, adaugă ea, astfel încât alții știu că nu ar trebui să aștepte un răspuns.
„Asigurați-vă că trimiteți persoanele potrivite din motivele corecte”, spune Post. Înainte de a transmite, evaluați sensibilitatea conținutului - care include atașamentele, numele și informațiile de contact pentru toți asociați cu mesajul. Unii preferă ca informațiile lor de contact să rămână private. Dacă un thread conține prea multe puncte detaliate ale unei discuții, începeți un e-mail nou.
LEGATE DE: Cum să gestionați 5 situații de coworker extrem de enervante
Cu toții am fost acolo. Un virus stăpânește și, înainte de a-l cunoaște, îl bifăm pe bunicul cu link-uri care ar face pe oricine să înroșească. Dacă primiți ceea ce este în mod evident un virus, anunțați victima care ar putea să nu fie privată de ceea ce se întâmplă. „Spune doar„ Am vrut să vă anunț că se întâmplă asta ”, spune Symington. "Este un lucru frumos de făcut."
Vă interesează să faceți o impresie bună în persoană, așa că de ce să nu vă mențineți persoana de e-mail la același standard? „Email-ul este o reflecție a dvs. și ar trebui să fie scris ca o scrisoare mai mult decât un text, păstrând totuși în minte brevetul”, spune Symington. Verificați ortografia, gramatica și punctuația. Toate capacele indică că strigi, iar toate minusculele implică că ești leneș. Prea multe fonturi, culori și fețe zâmbitoare pot fi iritante, adaugă ea.
Fii prietenos fără să încerci să exagerezi cu umorul. „Găsește prudență, chiar dacă ai simțul umorului”, spune Gottsman. Tonul este adesea încurcat în e-mail și nu dorești să vină ca neprofesional, deoarece cineva nu îți face gluma.
Este un lucru dacă aveți o masă ocazională cu o altă persoană semnificativă (iar noaptea de întâlnire este mâine), dar nu verificați absolut e-mailul la o cină, spune Post. În ceea ce privește întâlnirile la birou, depinde. Dacă colegii aduc telefoane sau laptopuri în sălile de conferințe pentru a accesa e-mailul în timpul întâlnirilor, atunci va fi probabil bine. „Fiți conștienți că culturile companiei vor avea politici diferite în legătură cu e-mailul”, spune ea. „Cunoaște natura e-mailului la munca ta pentru a fi adecvat.”