Cum să delegăm eficient

Determinați ce să delegați

Începeți cu sarcini care vă ajută cariera. Mai întâi, durează 15 minute pentru a scrie o listă exhaustivă de activități. „Acest lucru vă permite să vă curățați mintea și să vă orientați spre acțiune”, spune Tiffany Dufu, autorul Renunță la minge: realizarea mai multor făcând mai puțin. Evaluează fiecare sarcină în raport cu imaginea mai mare: Care va conduce cu adevărat succesul unui proiect sau te va ajuta să îți asiguri o promoție? „Schimbă-ți perspectiva de la„ Ce trebuie să se întâmple astăzi? ”La„ Ce încerc să ating? ”, Sfătuiește Dufu.

Programează-ți timpul. Sunt doar 24 de ore pe zi - și trebuie să dormi. Văzând lista completă de activități, te va face să te gândești: „Când o să fac de fapt toate astea?” Spune Mary Jane Nirdlinger, asistentă de la Chapel Hill, Carolina de Nord. Răspunde la această întrebare folosind calendarul tău pentru a planifica și programa sarcinile tale - factorizarea în timp pentru pregătirea creierului, mâncare și verificarea e-mailului - așa cum ai face o întâlnire, spune ea. Tine și blocurile de timp. „Avem tendința de a subestima cât durează lucrurile”, spune Dufu. Vă dați repede seama că vă puteți încadra doar atât de mult. „Și dacă ceva este încă o prioritate, va trebui să găsești pe altcineva care să o facă”, spune Nirdlinger.

Prioritizează sarcinile pe care numai tu le poți face. Nu sunt neapărat lucruri pe care le poți face mai bine; Sunt lucruri pe care numai dumneavoastră le aveți abilitățile, rețeaua sau abilitățile politice de gestionat, spune Dufu. „S-ar putea să fiți singurul care poate susține discursul, dar puteți cere ajutor pentru pregătirea diapozitivelor de prezentare”, spune ea. Păstrați orice vă cere punctul de vedere distinct. „Nu aș delega niciodată nimic care să ceară autenticitate adevărată, cum ar fi vocea mea în scrisul meu sau control asupra meniului meu ”, spune Vivian Howard, bucătar în Kinston, Carolina de Nord și autorul carte de bucate Rădăcini de rulare profundă. Evitați delegarea sarcinilor care vă plac cu adevărat, oricât de banale. „Cei care contribuie la fericirea ta generală”, spune Nirdlinger. Poate că îți place să îți rezervi propriile zboruri de călătorie de afaceri (și ești foarte plin de acceptare).

Atribuie eficient

Descoperi superputerea tuturor. Faceți timp pentru a vă cunoaște mai bine coechipierii și abilitățile lor unice. „Fiecare asistent medical are o trăsătură minunată individuală, indiferent dacă aceasta este demitificarea jargonului medical pentru pacienți sau a fi cea mai bună atragere de sânge”, spune fosta asistentă psihiatrică Elizabeth Scala, autorul Încetează arderea asistentei. După ce ați găsit guru-ul dvs. PowerPoint sau pro-apel de apeluri reci, este mai ușor să încredințați persoana respectivă sarcina de semnătură.

Identificați oportunitățile de creștere. Oferă tuturor șansa să strălucească. „Delegarea nu este doar despre tine. Este vorba despre abilitarea oamenilor să crească și să încerce ceva nou ”, spune Nirdlinger. „Dacă nu puteți înceta să fiți ocupat suficient de mult pentru a delega, vă rețineți echipa înapoi.” Întrebați-vă: „Cine ar putea beneficia cu adevărat de această experiență sau de această provocare?”, Spune Laura Vanderkam, autorul Știu cum o face. Dacă există cineva care ar învăța de la expunerea la un nou departament, trimiteți-o la o întâlnire la locul dvs.

Cere voluntari. „Uneori suntem atât de agitați în ocupația noastră încât nu facem pasul înapoi și nu vedem cine este în preajmă pentru a ajuta”, spune Nirdlinger. Ea recomandă să spună echipei tale: „Mă simt copleșit. Există ceva ce mă observi făcând că crezi că ai putea ajuta? ”Oamenilor le place să fie de ajutor, spune Nirdlinger:„ Îi face să se simtă apreciați. ” coordonator voluntar pentru Habitat for Humanity din Knoxville, Tennessee, Trinity Edgar solicită feedback și îi întreabă pe voluntari ce sarcină ar dori să ia pe. „Vrem să ne asigurăm că sunt confortabili în timp ce îi împingem să își extindă nivelul de confort”, spune ea.

Delegați în toate direcțiile, inclusiv în sus. Uneori, un coleg este cea mai bună persoană pentru slujba la îndemână; uneori, o sarcină care îți va lua ore întregi poate fi făcută de un manager cu un singur apel. Anunțați persoana că expertiza sau implicarea ei va duce la câștigarea unei companii. „Fiți atenți la limba dvs.”, spune Lindsey Pollak, autorul Devenind șef. Utilizați cuvântul „sprijin”, „asistență” sau „îndrumare” în loc de „delegat”. Pentru un coleg, Dufu sugerează să spună: „Aș putea folosi cu adevărat asistența dvs. pentru a rezolva această problemă. Puteți participa la aceste trei ședințe în locul meu și să oferiți cunoștințe cu multă atenție? ”Unui manager, spuneți:„ Preluarea voastră în aceste două lucruri, se va elimina unele bariere uriașe pentru proiect. ”Nu vă mutați la dosar farfurie; exprimi ce trebuie făcut pentru a lovi această sarcină din parcul de joc.

Comunicați sarcina

Stabiliți așteptări clare. Claritatea este vitală atunci când delegați orice sarcină. „Explicați exact ce aveți nevoie și dați un acord asupra rezultatului”, spune Stacy Brown-Philpot, CEO al TaskRabbit. Fiți specific (înseamnă „ASAP” până mâine sau până astăzi până la 17:00?) Și nu presupuneți că cineva va face sarcina așa cum ar face-o în mod natural. „Generații diferite folosesc instrumente diferite”, spune Pollak. Dacă doriți ca cineva să scrie o scrisoare de mulțumire în loc să trimită un e-mail, spuneți exact asta.

Arată, nu spune. Demonstrați cum arată succesul. „Ascultarea unui apel de vânzări și audierea exact a ceea ce spuneți și modul în care răspundeți este de obicei o pregătire mai bună decât orice scenariu”, spune Pollak. Sau oferă-i colegului tău cinci exemple despre cum arată excelența și exemple despre ceea ce nu trebuie să faci. După ce această persoană te-a umbrit de ceva timp, spune Scala, urmează și întreabă: „Te simți acum confortabil să o faci singur?”

Publicitate dezavantaj la fiecare sarcină. Să fim sinceri: puțini oameni sunt încântați de ideea de a rezerva o sală de conferințe sau de a organiza o sală de aprovizionare. Chiar dacă solicitarea dvs. nu este sexy, exprimați-o cu entuziasm. „Oamenii au foame să învețe și dornici să ajute atunci când cererea este poziționată ca o oportunitate”, spune Dufu. De exemplu, dacă aveți nevoie de cineva care să ia notițe într-o ședință executivă, spuneți: „Această întâlnire este o șansă pentru dvs. de a obține o fereastră în politica acestei companii. Mi-ar plăcea să participați și să luați note. Howard adaugă un memento: „A fi delegator nu înseamnă a fi dictator. Fii drăguț cu asta. ”

Evaluează dacă funcționează

Decideți cum doriți să vă înregistrați. După ce ați transferat proprietatea, determinați cum veți primi actualizări. „Configurează ceva care să funcționeze atât cu personalitățile tale”, spune Nirdlinger. Creează o cronologie și fii specific cu ceea ce te aștepți la fiecare punct de control, spune Brown-Philpot.

Depanarea împreună. Dacă delegatul nu merge bine, fiți în față cu privire la ceea ce nu funcționează. Pune o serie de întrebări oneste: „Aveți toate informațiile de care aveți nevoie?” „Aveți nevoie de pregătire?” „Este ceva Te simți confortabil făcând? ”Participați la soluția de a transforma conversația de la defensivă la tactică, spune Nirdlinger.

Rulează cu ea. Din când în când, trebuie doar să faci compromisuri. „Uneori, nu îmi pot exprima viziunea într-un mod înțelegător”, spune Howard. „Trebuie să fii deschis pentru alte persoane de a face lucrurile și de a face modificări pe parcurs.” Chiar dacă sarcina nu a fost îndeplinită perfect, dacă v-ați oferit timp să vă concentrați pe un alt proiect important sau să plecați suficient de devreme pentru a ajunge la sală sau a încerca copiii, asta este un lucru cert victorie.