Sfaturi de administrare prin e-mail de la un Pro Productivitate

Cu toții ne bazăm pe e-mail pentru corespondență instantanee - și asigurăm că pachetul nostru Amazon este, de fapt, pe drum - totuși, este sigur să spun că vederea unei căsuțe primite este un factor de stres imediat. Verificarea regulată a e-mail-ului dvs. este o sarcină de zi cu zi imposibil de evitat, și oricât de harnic sunteți în a atinge „răspunde tuturor”, menținerea unei căsuțe de e-mail este mai ușor spus decât făcut.

LEGATE DE:Cum să scrii e-mailuri care răspund de fapt

Într-un efort de a ne gestiona mai bine casele de e-mail neregulate, am întrebat expert în productivitate și fondator al companiei Inkwell Press, Tonya Dalton, să-și împărtășească hack-urile de e-mail care economisesc timp, care ne vor apropia mult mai mult de Inbox Zero.

1. Verificați Mail doar 15 minute la un moment dat

Potrivit lui Dalton, puteți maximizați-vă productivitatea verificând e-mailurile

pe scurt, explozii de 15 minute. „Ați fi surprins de cât de multe poște electronice puteți citi și răspunde într-un interval scurt de timp, când vă verificați inbox-ul în loturi”, spune ea. "Cheia este să setați un cronometru, astfel încât să știți când au trecut cele 15 minute și când este timpul să treceți la alte lucrări."

2. Dezabonare fără milă

Ștergerea individuală a buletinelor informative irelevante și a notificărilor de vânzări poate produce iluzia productivitate, dar răsuflarea prin aceeași poștă neplăcută săptămână după săptămână nu vă crește decât e-mailul ineficiență. „Prin lege, toate buletinele informative trebuie să includă un link de dezabonare”, spune Dalton. „Faceți timp pentru a face clic pe linkul respectiv și pentru a trimite solicitarea dvs. de dezabonare. Este o investiție de 10 secunde care va plăti sub forma unei căsuțe de e-mail mai curate. ”Dalton observă, de asemenea, că o aplicație sau un serviciu de dezabonare prin e-mail nu este necesară pentru eliminați-vă inbox-ul de dezordine. "Multe dintre aceste programe sfârșesc de fapt să vândă adresa dvs. de e-mail către alte companii pentru a le menține în afaceri", adaugă ea.

3. Atingeți e-mailuri O singură dată

Dalton sugerează luarea de măsuri imediat ce deschideți un mesaj, luând în considerare cele 5 D-uri: Faceți, delegați, ștergeți, amânați și desemnați. „Faceți rapid e-mailurile care necesită mai puțin de două minute de acțiune și delegați-le pe cele care necesită acțiune din partea altcuiva”, spune ea. Dezabonați-vă imediat și ștergeți mesajele care nu necesită nicio acțiune și amânați notificările care necesită mai mult de două minute de acțiune pentru a fi finalizate. În sfârșit, fișierează e-mailuri care conțin informații pertinente într-un folder separat, astfel încât să le poți localiza mai ușor în viitor.

4. Elaborați un răspuns Canned

Dacă primiți mai multe mesaje care conțin solicitări similare, Dalton recomandă scrierea unui răspuns implicit în conserve pe care îl puteți ajusta și modifica ușor cu fiecare răspuns la e-mail. "Salvați răspunsul implicit ca una dintre semnăturile dvs. de e-mail, astfel încât să puteți umple cu ușurință corpul e-mailurilor", spune ea.

5. Creați un cont de alias pentru a sorta e-mailul

Multe platforme de e-mail (Gmail incluse), vă permit să creați conturi de alias care toate intră într-o singură primire. "Mi-am configurat conturile de alias pentru a le alimenta într-un singur folder", spune Dalton despre tactica pentru care se angajează organizarea de facturi și alte documente financiare critice. "Nu am de-a face cu niciunul dintre aceste e-mailuri decât vineri dimineață, când îmi dedic timp să mă așez și să-mi aleg toate finanțele."