Îngrădirea dvs. de e-mail este în afara controlului, deoarece faceți aceste 7 greșeli
De îndată ce intrați în casa dvs., un pachet de poștă în mână, treceți repede și eliminați toate gunoiul evident. „Dacă nu faceți acest lucru, grila de poștă pare mai copleșitoare”, spune Joni Weiss, organizator profesional certificat și coproprietar al Practic Perfect. Faceți-vă un plus ușor pentru dvs., setând o coș de gunoi lângă locul în care păstrați e-mailul, astfel încât să puteți arunca fluturași, circulare și cataloage nedorite fără o a doua gândire.
Unul dintre cele mai simple moduri de a controla aglomerația de poștă este să desemnați o zonă specifică pentru aceasta, în loc să aveți niște mailuri răspândite pe contorul bucătăriei și restul îngrămădite în casă. "Fiecare gospodărie ar trebui să aibă un loc de aterizare pentru poștă", spune Kitt Fife, organizator profesional certificat și coproprietar al Practic Perfect. Pentru multe persoane, acest lucru ajunge să fie o masă de intrare sau un contor de bucătărie, dar orice zonă cu trafic ridicat este un joc corect. „Ar trebui să arate atractiv și să se potrivească vizual spațiului pe care îl utilizați”, adaugă Dulap.
Chiar dacă e-mailul dvs. este ascuns într-o coșul elegant, acesta va scăpa de sub control fără un sistem. Delap recomandă să iei câteva minute în fiecare zi pentru a sorta poștele în categorii care sunt conținute de organizatori mai mici, cum ar fi un sortator de birou, deținători de reviste sau foldere agățate. „Este copleșitor să privești o cutie sau un coș întreg, în loc de un fișier al revistei”, spune ea. „Poșta se construiește mai repede într-un mod bun - devii responsabil pentru a face față mai des.” Ea sugerează să păstrezi orice necesită acțiune la adresa dvs. de e-mail (gândiți-vă: o invitație care necesită un RSVP, facturi scadente sau cupoane cu expirație viitoare Data). Lucrările care nu necesită acțiune pot fi plasate într-o categorie sau categorii separate pentru a fi procesate la o dată ulterioară, indiferent dacă este înregistrată, scanată sau mărunțită.
La etaj birou de acasă poate fi un refugiu uimitor atunci când doriți să lucrați în pace, dar dacă nu mergeți în fiecare zi în drum spre căsuța poștală, acesta nu este cel mai bun loc pentru poștă. „Dacă trebuie să faceți un pas suplimentar, nu veți urma”, spune Fife. „Trebuie să facă parte din rutina stabilită deja. Gândiți-vă unde vă aruncați cheile sau ochelarii de soare. Acolo doriți să vă configurați sistemul. Faceți-vă cât mai ușor pentru voi. ”De asemenea, ea sugerează să luați în considerare un sistem portabil, cum ar fi tavă, dosare de revistă, sau a cărucior rulant vă puteți muta cu ușurință de la locul de corespondență desemnat în oriunde plătiți facturile sau documentele de fișier.
Spațiu mic locuitori, bucurați-vă: Blaturile și blaturile nu sunt singurele locuri pentru punctul dvs. de poștă, puteți agăța și spații de stocare. O zonă deschisă pe perete poate fi la fel de utilă, mai ales dacă lucrați cu o suprafață limitată. „Muntele drăguț clipboarduri sau a organizator de scrisori agățate”, Sugerează Delap.
E-mailul nu ar trebui să rămână în locul pe care l-ați desemnat permanent - trebuie să îl reciclați sau să îl depuneți, astfel încât organizatorul ales nu devine imposibil de gestionat. Delap sugerează să ai un timp în care treci regulat prin toate mailurile tale, poate la sfârșitul fiecărei săptămâni. „Asigurați-vă că lucrați la asta atunci când aveți energie ridicată, deoarece există o mulțime de decizii de luat”, adaugă ea. „Pentru majoritatea oamenilor, abordarea aglomerării de hârtie este cea mai joasă parte a săptămânii lor, așa că puneți muzică sau luați o cafea în timp ce lucrați.”
Există anumite mesaje de e-mail pe care nu trebuie să le păstrați în mod necesar, dar nu puteți arunca doar în coșul de gunoi, cum ar fi formulare cu numere de cont sau informații medicale sensibile. În loc să lăsați acest mail să plutească în limbo de hârtie la nesfârșit, concepeți un plan pentru a face față. Investiția într-un mărunțitor de hârtie este o opțiune. „Copiii mei mă ajută să mă mărunțesc”, spune Weiss. „Au pus o singură hârtie la un moment dat și îi ține ocupat.”
Dacă abordarea DIY nu este lucrul tău, ia în considerare să folosești un serviciu care să te mărunțească. "Nu am răbdare să sfărâmă documente individuale", spune Fife. „Am un spațiu în biroul meu unde colectez tot ce are informații personale. Voi face o dată peste o dată cu un șorț, apoi îl pun într-o pungă mare și la fiecare două luni o duc la un serviciu de mărunțire. "O altă soluție: Folosește un Ștampilă de protecție împotriva furtului de identitate să ștergeți informațiile personale, astfel încât să puteți dispune de mail imediat.