5 sfaturi de gestionare a e-mailului

Fiecare produs pe care îl prezentăm a fost selectat și revizuit de către echipa noastră editorială. Dacă efectuați o achiziție folosind linkurile incluse, este posibil să câștigăm comision.

Pasul 1: Creați foldere

Când folosiți spațiul dvs. de rezervă ca stocare implicită, acesta devine rapid un sertar de junk digital, ceea ce face să găsiți ceea ce aveți nevoie complicat, spune Peggy Duncan, un expert în productivitate personală din Atlanta. Știți că puteți sorta manual mesaje în foldere, dar v-ați dat seama că puteți configura filtre care direcționează automat mesajele către casele lor? De exemplu, notificările de pe Facebook pot merge direct la un folder Social Media. (Gmail face acest lucru automat, dar puteți configura un sistem similar cu alte servicii de e-mail.) O dată e-mailuri de un tip, cum ar fi buletinele informative, sunt grupate în propriul lor folder, le puteți șterge cu unul singur clic. Numărul de dosare cu care lucrați și cum le numiți ar trebui să depindă de nevoile dvs.

Pasul 2: Obțineți doar 20 de articole din căsuța dvs. interioară

Da, serios. Douăzeci de e-mailuri înseamnă că puteți vedea întregul dvs. in-box fără a derula. Imediat ce ai de-a face cu un mesaj, fișieră-l sau șterge-l. Numai mesajele din săptămâna trecută la care nu ați răspuns încă să aparțin în caseta dvs.

Pasul 3: Lipiți-vă de o Schedule

Citirea e-mailurilor împiedică productivitatea. Pentru profesiile în care comunicarea constantă este crucială, stabilirea unui program poate să nu fie realistă. Dar dacă aruncați o privire lungă și grea asupra jobului dvs., puteți constata că este posibil să desemnați timpul de citire la fiecare 60 sau 90 de minute. Setați alerte în calendarul dvs. până când nu sunteți într-o rutină. „Dacă cineva trebuie să ajungă la tine, va suna”, spune Marsha Egan, autorul Inbox Detox și obiceiul excelenței prin e-mail ($20, amazon.com). Dacă decadați e-mailuri pe telefon, marcați pe cele pe care trebuie să le urmați ca fiind necitite, astfel încât să nu uitați să răspundeți mai târziu.

Pasul 4: Organizează înainte de a citi

La începutul fiecărei sesiuni de e-mail programate, sortați după expeditor pentru a detecta mesaje de la VIP-uri (șeful, profesorul copilului dvs.), apoi scanați liniile de subiect și ștergeți gunoiul evident.

Pasul 5: Răspundeți strategic

Puteți scrie înapoi în două minute sau mai puțin? Faceți imediat acest lucru, spune Egan. Dacă un e-mail necesită mai mult timp, semnalizați-l, astfel încât să poată fi gestionat în timpul unei ferestre programate mai târziu în acea zi sau în dimineața următoare. Teama că un răspuns lung va duce la un lanț de e-mail extras? E timpul să ridici telefonul.

Insider Tech Tricks

Îmbunătățește-ți viața prin e-mail cu aceste instrumente puțin cunoscute sugerate de specialiștii IT la trei dintre cei mai buni furnizori de e-mail.
Gmail: Anulați trimiterea
Nu ați vrut să atingeți Trimiterea? Aveți 30 de secunde pentru a naviga înapoi acel e-mail. Așa că mergeți mai departe!

Cum-a: Accesați Setări, apoi Laboratoare, apoi faceți clic pe Activare sub Anulare trimitere. Uau!
Yahoo: Adrese de unică folosință
Dacă urăști să dai adresa de e-mail către site-uri web aleatorii, creează-ți o adresă alternativă care să trimită mesaje către caseta ta reală. Dacă adresa de rezervă a fost trimisă prin spam, o puteți șterge pur și simplu.

Cum-a: Mergeți pe roata dințată în colțul din dreapta și faceți clic pe Setări, apoi Securitate, apoi Adrese de unică folosință.
Outlook.com: măturat
Această caracteristică vă permite să aruncați fiecare mesaj din căsuța dvs. interioară de la un expeditor (să spunem, ex-grup sau Groupon).

Cum-a: Deschideți unul dintre e-mailurile expeditorului, faceți clic pe Măturați în partea de sus a ecranului, apoi apăsați Ștergeți tot din.