11 secrete pentru livrarea veștilor rele la locul de muncă

Trimiteți feedback rapid, dar nu imediat.
Nu așteptați o revizuire anuală pentru a solicita zone de îmbunătățire. Atrage atenția asupra problemelor rapid, astfel încât detaliile să fie în minte. La o zi după un incident este locul dulce; având un pic de timp stârnește emoții prea fierbinți și te lasă să te pregătești și să fii mai grijuliu cu cuvintele tale. „În acest moment, ambele părți vor avea o reacție mai puternică, mai puțin utilă”, spune Jennifer Porter, partenerul de conducere al Boda Group, o firmă de conducere și de dezvoltare a echipei. Revizuirile anuale sau trimestriale ar trebui să acopere obiectivele și să se concentreze pe feedback-ul viitorului, de exemplu, ceea ce cineva trebuie să facă mai mult sau mai puțin pentru a-și avansa cariera („Dacă ai deveni mai priceput în analiza datelor, te pot vedea sărind la următoarea nivel").

Amintiți-vă intenția.
Gândiți-vă de ce doriți să împărtășiți feedback în primul rând. „Faceți acest lucru pentru că doriți să ajutați persoana să aibă succes”, spune Porter. În acel moment, s-ar putea să se simtă mai puțin binevoitor decât asta - s-ar putea să credeți că trebuie doar să reduceți obiceiurile proaste sau să remediați lucrurile obraznice - dar orice fel de feedback vă ajută echipa să învețe și să crească. De asemenea, doriți să le câștigați încrederea. „Dacă nu oferiți feedback-ul, altcineva va face și s-ar putea să nu facă o treabă atât de bună ca și cum ați avea”, spune Freyan Billimoria, directorul operațiunilor oamenilor la Skillshare, o comunitate de învățare online. În timpul conversației, exprimați-vă intenția. Spune, „Îți spun asta pentru că îmi pasă de tine și vreau să fii cât mai eficient.”

Gândiți-vă la conținut, nu la livrare.
Mulți manageri își fac griji cu privire la modul în care vor înmuia lovitura în loc de ceea ce vor spune, spune Porter. „Este ca să te pregătești să iei un discurs și să te concentrezi pe ceea ce vei purta, mai degrabă decât pe conținutul prezentării tale”, notează ea. Întrebați-vă: „Care este mesajul meu principal? Ce sper să îndepărteze această persoană din conversație? Ce vreau să se întâmple? ”Scrieți ce veți spune și exersați la duș sau la un coleg de încredere. Încercați zero asupra comportamentului sau acțiunii, în loc să discutați despre sentimente și dați exemple concrete, de exemplu „Am observat că ai întrerupt oamenii de șase ori în acea întâlnire” (versus „Ești nepoliticos colegi de munca").

LEGATE DE: Iată exact cum să obțineți o programare flexibilă la locul de muncă

Începeți cu o întrebare.
Discuția ar trebui să fie un dialog, nu un monolog. Spune: „Mi-ar plăcea să am o conversație cu tine pentru a împărtăși feedback. Este în regulă? ”Este natura umană să spunem da, dar solicitând permisiunea, puteți consolida relația, spune Porter. O altă tactică: solicitați celeilalte persoane să conducă conversația. Spune: „Mi-ar plăcea să vorbesc cu tine X. Ce crezi că a mers bine? Ce crezi că nu a fost? ”Oferă-ți angajaților timp să răspundă. „În multe cazuri, ei știu deja unde se încadrează”, spune Fran Hauser, autorul Mitul Fetei Frumoase ($16; amazon.com). „Când încadrați conversația ca o colaborare în loc de critică, tonul este mai susținător.”

Folosiți mai puține cuvinte.
Fii cât se poate de specific. Expresii vagi sau clișee („Trebuie să lucrați la prezența executivă”) sau feedback-ul acoperit cu zahăr este confuz pentru ascultător, crescând probabilitatea ca aceștia să lipsească din punct de vedere complet. „Dacă folosiți 100 de cuvinte pentru a spune că cineva a ratat un termen limită, expuneți excesiv”, spune Porter. Și după ce vă încărcați cuvintele de umplere și înmuietorile („Știu că sunteți suprasolicitat”), feedback-ul începe să se simtă personal și părtinirea se poate încurca, spune Billimoria. În schimb, ajunge la punct și menționează ce ai observat. Spune: „Am observat că am ratat termenul limită pentru ultimele două rapoarte. Ce s-a întâmplat?"

Nu vă aruncați mesajul.
Obiceiul obișnuit de a sandwich feedback negativ între două felii de laudă poate fi instinctiv, dar este una dintre cele mai mari greșeli pe care managerii le comit, spune Billimoria. Ascunderea feedback-ului în complimentele de scurgere scoate puterea din cuvintele tale. „Oamenii văd că vine; atunci vor respinge pozitivul, vor aștepta negativul și nu vor avea încredere în ceea ce ai de spus ”, spune Porter. Ce puteți face pentru a fi amabil, dar direct: Exprimați feedback-ul în mod pozitiv, spune Hauser. Spuneți: „Multe merg bine, dar am feedback constructiv asupra unor lucruri care necesită îmbunătățiri” sau „Am câteva sfaturi care v-ar putea ajuta”.

LEGATE DE: Îndepărtați-vă Inbox-ul pentru bune cu aceste sfaturi de gestionare a e-mailului de la un Pro

Oferiți contextul.
De ce vă pasă dacă cineva prestează muncă târziu? Sau nu formatează perfect prezentările? Răspunsurile pot fi evidente pentru dvs., dar un angajat trebuie să înțeleagă de ce se află în spatele feedback-ului dvs. Încercați să plasați note specifice în interiorul imaginii mai mari - de exemplu, „Când departamentul nostru se întârzie să lucreze, afectează și alte echipe” sau „Când finanțați Arătați nealiniați, aceasta poate oferi oamenilor o lipsă de încredere în numerele dvs. auzi.

Fii empatic.
Primirea de comentarii critice este greu. „Nu contează cât de abil sunteți să oferiți feedback. Încă înțepă ”, spune Porter. Nu fi prea dur, ascultă perspectiva celorlalte persoane și stai liniștit. De asemenea, evitați cuvântul „voi” dacă puteți. „Opțiunile subtile de cuvinte pot face conversația să se simtă mai degrabă ca un dialog decât ca un atac”, spune Hauser. De exemplu, în loc să spui: „Aceasta este ceea ce cred că ai fi putut face diferit”, spune „Aceasta este ceea ce cred că s-ar fi putut face diferit.”

Faceți față în față.
Furnizarea de vești dure prin e-mail sau telefon este tentantă, însă întâlnirea în persoană (sau prin Skype sau FaceTime) este mai eficientă, spune Hauser. Vă permite să citiți reciproc nuanțele verbale și intențiile emoționale. „Să fii față în față este singurul mod de a te asigura că cealaltă persoană îți poate simți compasiunea”, spune Hauser. De asemenea, dacă nu vă puteți vedea angajatul, va fi mai greu să discutați dacă sunt supărați sau chiar atenți la ceea ce spuneți. "Stai linistit si mentine contactul vizual, oricat de dificil ar fi", spune Hauser.

Aveți un plan de urmărire.
Închideți conversația cu o discuție despre pașii următori. Întrebați cum puteți fi de ajutor și decideți împreună când ar trebui să discutați din nou (zile, săptămâni sau luni mai târziu, în funcție de problema). Apoi, faceți check-in după o zi sau două pentru a vedea cum se simte cealaltă persoană. Este firesc ca receptorul de feedback să se îndepărteze puțin de rănit din conversație, chiar dacă a fost unul productiv, spune Porter. „Trebuie să acordați timp oamenilor pentru procesare”, spune Billimoria. „Cheia relațiilor puternice este să te întorci.” Când o vei face, vei câștiga încredere, ceea ce va facilita distribuirea feedback-ului data următoare.

Amintiți-vă să dați o laudă amplă, de asemenea.
Faceți ca furnizarea de feedback pozitiv să fie o parte din rutina dvs., nu o faceți doar pentru conversații neplăcute. Ideea nu este pur și simplu să placi oamenii sau să le oferi tuturor trofeului; feedback-ul pozitiv este un instrument de dezvoltare profesională. În primul rând, este constructiv - este util ca oamenii să știe ce fac bine pentru a putea continua. În al doilea rând, contribuie la crearea unei culturi mai deschise și mai tolerante la feedback, spune Porter. Fii specific și aici. Spuneți: „Îmi place foarte mult modul în care ați rezolvat această provocare” sau „Apreciez că ați vorbit cu alte departamente pentru a obține achiziția lor” și spuneți-o des. „Pentru fiecare critică, ar trebui să dai cel puțin cinci bucăți de laudă”, spune Hauser. „Acest lucru îi aduce pe oameni într-un loc unde își doresc feedback.”