Sisteme de organizare a corespondenței

Chiar și cel mai încurcat, cel mai debordant cabinet de depozitare a documentelor personale poate fi combătut în transmitere - ai nevoie doar de puțin timp, răbdare și o strategie solidă de stocare a hârtiei. Fie că sunteți proaspăt în afara școlii și adultă pentru prima datăsau trăiți într-o casă de copii, fiecare cu propriul set de documente personale importante, aveți nevoie de sistem de stocare pe tot parcursul vieții care vă poate ajuta să sortați totul, de la cererile de asigurare la cardul de credit declarații. Iată cum să faceți căutarea și depunerea documentelor importante cât mai ușor acasă.

LEGATE DE:Cum să înlocuiți (și să stocați) documentele cruciale

1. Aranjați pile

Începeți să sortați documentele pe categorii (gospodărie, școală, animale de companie). Documente învechite sau inutile care conțin informații personale, precum numele, adresa și, în special, securitatea socială sau numărul cardului de credit. Documentele mai puțin sensibile pot fi doar reciclate.

2. Sortează cu ușurință

Creați etichete cu categorii cu imagini mari enumerate mai întâi, urmate de descrieri mai restrânse („Medical: Julie” sau „Impozite: 2017”). Utilizați folderele manila cu toate filele din dreapta sau din stânga - sunt mai rapide pentru a răsfoi decât filele de poziție asortată - și alfabetizați.

3. Mărimea corespunzătoare

Determinați cât spațiu de stocare aveți nevoie. Dacă dețineți majoritatea fișierelor în mod digital, de exemplu, nu folosiți un dulap mare de arhivare. Este o pierdere de spațiu și este posibil să fiți tentat să-l completați cu fișierele de care nu aveți nevoie sau cu elemente care nu aparțin unui cabinet. În schimb, optați pentru o casetă de fișiere desktop.

4. Luați în considerare frecvența

Locurile de stocare extracomunente (cred că rafturile înalte din dulapurile mai puțin utilizate) sunt locuri perfecte pentru arhivarea fișierelor precum declarațiile fiscale și extrasele bancare. Rezervați locații cu acces facil pentru articolele de care aveți nevoie mai regulat, cum ar fi formularele și rețetele școlare.

5. Creați un pad de aterizare

Configurați o zonă de cădere zilnică într-o zonă cu trafic mare, cum ar fi bucătăria, pentru poștă și hârtie primite. Desemnarea unui singur loc va împiedica acumularea de grămezi în toată casa. Un coș de primire sau un coș montat pe perete va păstra spațiul și îl va face evident atunci când obiectele se revarsă și trebuie tratate. Filtrează poșta necompletată și hârtia de umplere înainte de a adăuga ceva în zona de cădere. Adresați-vă obiectele care aterizează aici cel puțin de două ori pe săptămână, apoi arhivați-le sau reciclați-le.

6. Păstrați-l îngrijit

Faceți o mătura mare a fișierelor dvs. accesate regulat la fiecare trei până la șase luni. Arhivați sau rupeți documente care nu mai sunt relevante. Declarațiile fiscale și documentele referitoare la reparațiile gospodărești trebuie păstrate cel puțin trei ani.

Bonus: A merge fără hârtie

Organizarea documentelor digital reprezintă, evident, mai puține provocări în spațiu, iar instrumentul de căutare al computerului vă poate ajuta să găsiți exact ceea ce căutați. Urmați aceleași recomandări pentru etichetele digitale ca și pentru cele fizice. Faceți o copie de siguranță a fișierelor pe un hard disk extern sau utilizați un serviciu de stocare în cloud, cum ar fi Google Drive. Evernote Scanabil aplicație (gratuită; iOS) vă ajută să convertiți rapid fișierele de hârtie în cele digitale.

Experții noștri

• Anna Bauer,Pioneză organizator de acasă
• Jamie Hord, fondatorul a Horderly organizare profesională
• Clea Shearer și Joanna Teplin, fondatori ai Editarea Acasă
• Wendy Silberstein, fondatorul a Organizatorul estetic