Ne pare rău pentru întârziere: Sfaturi pentru eticheta prin e-mail pentru un răspuns întârziat

Fiecare produs pe care îl prezentăm a fost selectat și revizuit de către echipa noastră editorială. Dacă efectuați o achiziție folosind linkurile incluse, este posibil să câștigăm comision.

Oricine are adâncime în datoria prin e-mail știe cât de stresant poate fi datoria cuiva (sau multor oameni) de răspuns. Ei știu, de asemenea, cât de greu este să te confrunți cu muzica, să dețină întârzierea și să apese „trimite”.

Merită să recunoști și să-ți cer scuze pentru întârziere sau să-l joci la misto și să acționezi ca nimic greșit? După o anumită perioadă de timp, merită chiar să răspunzi? Înainte de a comite orice etichetă de e-mail faux pas, citiți cele mai mari doze și nu răspundeți mai târziu la un e-mail, direct de la doi experți în etichete (plus câteva exemple de răspunsuri pentru a vă începe).

1. Recunoașteți dacă ați întârziat să răspundeți sau nu.

„Decideți dacă întârziați sau vă simțiți doar vinovat”, spune Diane Gottsman, expertă în etichete naționale, autorul

2. În mare parte, merită să vă scuzați.

Se întâmplă, toată lumea ratează termenele sau uită să scrie înapoi - nu doare niciodată să o recunoască înainte de a continua. „Când se întâmplă acest lucru, este necesară scuză”, spune Jodi R.R. Smith, președinte al consultanței pentru etichete Mannersmith și autor al Cartea de etichete: un ghid complet pentru maniere moderne ($10; amazon.com). „Scuze și mutați conversația înainte.”

3. Păstrați-l scurt și la obiect.

„Obiectul unui e-mail este să fie prompt, informativ și concis. Acesta este modul în care ar trebui să vă ocupați de supravegherea de a nu răspunde prompt (intenționat sau nu) ”, spune Gottsman. Nu este nevoie să renunțați poetic, să împărtășiți TMI sau să faceți scuze.

„Explicațiile sunt adesea doar în cale”, spune Smith. „Nu este nevoie să creăm povești înalte și, cu siguranță, nu este nevoie de adevărul urât.”

Dacă intenționați să vă injectați puțin personalitate, Gottsman spune să mergeți cu ceva simplu: „Îmi pare rău că nu v-am mai întors mai repede. Am cercetat cererea dvs. și am ignorat din greșeală să răspund imediat înapoi. ”Și lăsați-o la asta.

4. Alege-ți cuvintele cu înțelepciune.

Desigur, dacă sunteți aproape de cealaltă persoană, un ton mai casual și conversațional este adecvat. Gottsman spune un răspuns de genul: „Oh Doamne, îmi pare atât de rău că am luat atât de mult pentru a te întoarce la tine. Te rog, iartă-mă! ”Este excelent pentru cineva apropiat, dar poate nu pentru un schimb de e-mailuri profesionale cu șeful tău. Un animal de companie pe care mulți manageri îl are este atunci când un raport răspunde cu întârziere folosind argoul de genul „Rău.” Se pare că este flipant sau nesimțit. Mai bine să mă lipesc de un profesionist încercat și adevărat de genul, „Scuze pentru întârziere, voi înțelege acest lucru și voi merge mai bine înainte.”

5. Rezolvă-te pentru a fi mai bun.

Dacă un e-mail cu termen limită stă și stă în căsuța de e-mail nu este distractiv - și este incomod pentru cealaltă persoană. „Faceți un punct în viitor să semnalizați e-mailuri importante pentru a nu fi trecute cu vederea”, spune Gottsman. „Procrastinarea cu un răspuns tardiv face doar situația mai incomodă.”

Câteva e-mailuri de răspuns cu eșantion târziu

Dacă ați ratat un termen limită important de lucru, Smith spune să-l dețină, apoi spuneți mulțumire pentru răbdarea lor:

„Vă rog să scuzați întârzierea. Finalizăm proiectul acum și vom primi toate informațiile solicitate de COB mâine. Vă mulțumim pentru timpul suplimentar, deoarece am reușit să vă răspundem pe deplin la toate întrebările dvs. și așteptăm cu nerăbdare să vorbim cu dvs. la ședința de săptămâna viitoare. "

Dacă cineva ți-a trimis o notă prietenoasă fără termen, dar asta implică un răspuns politicos, Gottsman sugerează:

„Vă mulțumim pentru e-mail-ul dvs. bun despre promoția mea recentă. Mă mut birourile în ultimele zile, iar timpul mi-a scăpat de mine. Aștept cu nerăbdare să vă aduc la curent cu mixerul de săptămâna viitoare. ”

Dacă ești total a ratat un termen limită pentru RSVP, Spune Smith, „faceți-vă pe mea culpa scurtă și dulce și concentrați-vă în schimb pe eveniment.”

„Îmi pare atât de rău că ai pierdut data RSVP, desigur că vom fi la evenimentul tău special. Am deja rochia mea și soțul meu intenționează să poarte pantofii de dans. ”

Dacă ați primit vești proaste de la un prieten sau o rudă și nu ați răspuns, Smith îi place această abordare blândă:

„Email-ul dvs. a venit ca o surpriză totală și am vrut să aștept până am avut un moment liniștit pentru a răspunde cu adevărat. Aceasta trebuie să fie o perioadă foarte dificilă... "

Singura dată este în regulă să nu răspundă

„Dacă e-mailul este ceva în care nu aveți niciun interes (gândiți-vă: solicitări în masă) sau de la cineva pe care preferați să îl blocați, atingeți„ ștergeți ”și nu vă gândiți de două ori”, spune Gottsman.

LEGATE DE: Tot ceea ce ar trebui (și nu ar trebui) să includeți într-un e-mail din afara funcției