E-mailuri din afara biroului: Tot ceea ce ar trebui (și nu ar trebui) să includă

În lumea muncii, există puține acronime mult mai bine decât „OOO.” Pe lângă faptul că sunt poarta promisiunii către o existență lipsită de griji, stabilirea unui mesajul din oficiu pe e-mailul de lucru este o modalitate practică de a permite colegilor și clienților să știe că va fi greu de accesat - dacă nu este de atins - pentru un anumit cantitatea de timp. Deci, deși nu este nevoie să-l răsturnați (nu scrieți un roman aici), contează ce includeți.

S-ar putea să se simtă puțin incomod și robotizat să scrieți un mesaj în afara funcției, dar este necesar și util pentru oricine ar putea încerca să ajungă în timp ce sorbi Mai Tais pe plajă sau faci drumeție în Machu Picchu. (În plus, setarea unui mesaj îndepărtat vă va ajuta să vă deconectați și să vă relaxați dacă aveți probleme în a părăsi locul de muncă.) Iată ce să spuneți (și ce să nu spuneți) în răspunsul dvs. auto din vacanță.

LEGATE DE: 9 modalități de a salva pentru vacanța pe care o meritați

1. Includeți un salut și o deconectare.

Desigur, modul în care porniți un mesaj OOO va depinde de preferințele personale și de mediul de lucru. Deși un „salut” mare nu este absolut necesar, trebuie să începeți undeva și este plăcut să adăugați o notă umană. Dacă sari chiar în „În prezent sunt în afara biroului ...” se simte prea ciudat și detașat de tine, ușurează-te cu un simplu, „Bună acolo” sau „Mulțumesc pentru e-mailul tău”.

Același lucru este valabil și pentru semnătura dvs. Sunteți bineveniți să părăsiți data întoarcerii, dar dacă are sens să vă închideți ceva de genul: „Mulțumesc!”, „Cel mai bun, (numele tău)” sau „Aveți un weekend minunat (sau introduceți vacanța aici)!”, mergeți pentru aceasta.

2. Includeți cât timp veți fi plecat.

Menționează datele de început și de încheiere: „Voi călători între 3 și 7 iulie și nu voi verifica e-mailul. Voi răspunde la nota dvs. cât de repede pot fi când mă întorc la birou. 8 iulie. ”(Nu uitați să opriți respondentul dvs. de vacanță la întoarcere!).

3. Includeți dacă veți verifica sau nu e-mailul.

Un mesaj departe nu este util decât atunci când plecați complet din grilă. S-ar putea să călătoriți pentru muncă sau să lucrați de la distanță, ceea ce face ca comunicarea să fie sporadică și conexiunea WiFi. Dacă nu veți verifica sau răspunde la e-mailuri, spuneți acest lucru (consultați exemplul de mai sus). În caz contrar, este util să setați un mesaj care avertizează persoanele pe care nu le veți putea accesa în mod fiabil din cauza obligațiilor de călătorie sau la fața locului. Este vorba doar de stabilirea așteptărilor pentru cei care încearcă să vă ajungă. De exemplu: „Vă mulțumim pentru notă! Voi călători pentru o ședință foto până pe 3 iulie și voi verifica periodic e-mailul / am acces limitat la e-mail și pot răspunde lent. "

4. Includeți cum să vă ajungeți (dacă este deloc).

Dacă veți fi disponibili cu o anumită capacitate, descrieți exact cum să luați legătura. De exemplu: „Nu voi verifica e-mailul, dar dacă aveți nevoie să mă contactați din orice motiv, vă rugăm să mă contactați pe celula mea…” Sau: „Dacă acest lucru este sensibil la timp, vă rugăm să nu ezitați să mă re-trimiteți prin e-mail la (data la care vă întoarceți), așa că este în partea de sus a căsuței de e-mail. ”Sau:„ Pentru solicitări urgente, vă rugăm să contactați (numele unui asistent, coleg, freelancer sau alți alte persoane disponibile la birou) acoperire)“. Înainte de a include informațiile de contact ale altui coleg în OOO, ștergeți-le cu ele - chiar dacă sunteți superiorul lor, o întrerupere este încă o amabilitate bună.

5. Evitați detaliile personale inutile.

Dacă sunteți în concediu de maternitate / paternitate sau vă căsătoriți în acel sfârșit de săptămână (!), Este perfect bine să îl includeți, dar asta este atât în ​​măsura în care împărtășirea personală trebuie să intre într-o replică automată. Gândește-te la modul în care ai putea reacționa la mesajul îndepărtat al cuiva menționând prea multe detalii personale. Doriți ca persoana de la capătul de primire să știe a), dacă veți răspunde sau nu la e-mailul său, și b), când se poate aștepta să audă de la dvs. Orice altceva este probabil TMI, deci păstrează-l simplu.

LEGATE DE:Cea mai bună modalitate de a semna e-mailul, dacă doriți un răspuns rapid